Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

EIA Ingeniería y Redes S.A.S. (en adelante, «EIA»), sociedad colombiana identificada con NIT [NIT], con domicilio en [Ciudad], dirección [Dirección], correo electrónico [correo@dominio] y teléfono [Teléfono], es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta a través de este sitio web y en el desarrollo de su actividad.

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual o los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que realice un tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios que aplicamos

En todo tratamiento aplicamos los principios de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
• Finalidad: usamos los datos solo para fines legítimos que informamos al titular.
• Libertad: tratamos datos únicamente con autorización del titular o por mandato legal.
• Veracidad o calidad: procuramos que la información sea veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden a los datos las personas autorizadas.
• Seguridad: protegemos los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva sobre la información.

5. Datos que tratamos

• Clientes y prospectos: nombre, cargo, empresa, NIT, correo, teléfono, ciudad, dirección del sitio de obra y la información técnica del proyecto que usted nos comparta.
• Proveedores y contratistas: datos de identificación, contacto, tributarios y bancarios necesarios para contratar y pagar.
• Trabajadores y candidatos: hoja de vida, soportes de formación, afiliaciones a seguridad social y la información que exige el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Visitantes del sitio web: los datos que escriba en el formulario de contacto. El sitio no usa cookies de analítica ni de publicidad sin su autorización; consulte la Política de cookies.

6. Finalidades

Tratamos los datos personales para:

1. Atender solicitudes de información, cotizaciones y visitas técnicas.
2. Preparar, celebrar y ejecutar contratos, órdenes de servicio y garantías.
3. Coordinar el acceso a las sedes de nuestros clientes y la ejecución segura de los trabajos.
4. Facturar, pagar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
5. Prestar soporte técnico y mantenimiento, y tramitar peticiones, quejas y reclamos.
6. Enviar información sobre nuestros servicios, solo cuando usted lo haya autorizado de forma separada.
7. Gestionar la relación con proveedores, contratistas, trabajadores y candidatos, incluido el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
8. Medir la satisfacción de nuestros clientes y mejorar nuestros servicios.
9. Atender requerimientos de autoridades competentes.

7. Datos sensibles y de menores de edad

EIA no solicita datos sensibles a través de este sitio. Cuando por obligación legal deba tratarlos, por ejemplo información de salud ocupacional de sus trabajadores, lo hará con autorización explícita, informando que su entrega es facultativa y con medidas de seguridad reforzadas.

No recolectamos datos de niñas, niños o adolescentes a través del sitio. Cualquier tratamiento de datos de menores se hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.

8. Información de clientes a la que accedemos al prestar servicios

Cuando instalamos, configuramos o mantenemos sistemas de nuestros clientes, como videovigilancia, control de acceso, servidores, redes o equipos de cómputo, podemos tener acceso a información con datos personales: grabaciones de video, registros de acceso o bases de usuarios.

En esos casos el cliente es el responsable del tratamiento y EIA actúa como encargado. Por eso:

• Accedemos solo a la información necesaria para el servicio contratado.
• Seguimos las instrucciones del cliente y guardamos confidencialidad.
• No conservamos copias de grabaciones ni de bases de datos al terminar el trabajo, salvo instrucción escrita del cliente.
• Entregamos al cliente las credenciales de administración de sus sistemas.

9. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EIA.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

10. Autorización

Solicitamos su autorización previa, expresa e informada por medios que permiten consultarla después: la casilla del formulario web, que nunca viene marcada; un documento físico o electrónico; un correo o un mensaje de WhatsApp. Conservamos prueba de ella.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil.

11. Área responsable y canales de atención

La Gerencia de EIA atiende las consultas y reclamos sobre datos personales por estos canales:

• Correo electrónico: [correo@dominio]
• Teléfono: [Teléfono]
• Dirección: [Dirección], [Ciudad]

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas

Puede consultar la información personal que reposa en nuestras bases de datos. Atenderemos la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en ese término, le informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Si considera que su información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierte un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo que incluya: su identificación, la descripción de los hechos, la dirección o correo para notificarle y los documentos que quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, le pediremos que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió.
• Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo para atenderlo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese término, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad

Solo podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante EIA.

13. Transmisión y transferencia de datos

EIA no vende ni alquila datos personales. Podemos transmitirlos a encargados que nos prestan servicios, como alojamiento web, correo electrónico, mensajería o contabilidad, bajo acuerdos que los obligan a proteger la información y a usarla solo para la finalidad encargada.

Algunos de esos proveedores pueden almacenar información fuera de Colombia. En esos casos aplicamos las reglas de transferencia y transmisión internacional de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Si usted nos escribe por WhatsApp, su mensaje también es tratado por ese servicio según sus propias condiciones.

14. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: acceso restringido según el cargo, contraseñas robustas y verificación en dos pasos en nuestras cuentas, cifrado en la transmisión (HTTPS), copias de respaldo y acuerdos de confidencialidad con trabajadores y contratistas.

15. Comunicaciones comerciales

Solo enviamos información comercial a quien la haya autorizado de forma separada. Como buena práctica, y en línea con la Ley 2300 de 2023, lo contactaremos únicamente por los canales que usted autorice, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y no más de una vez al día. Puede retirar esta autorización en cualquier momento escribiendo a [correo@dominio].

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el [fecha de publicación]. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables.

Cualquier cambio sustancial en esta política se comunicará antes de aplicarse, a través de este sitio web o del correo que usted nos haya suministrado.